COM RESPOSTAS - Discursivas de Arquivologia com Espelhos de Respostas

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45 Questões de provas discursivas de ARQUIVOLOGIA acompanhadas do espelho de resposta oficial da banca examinadora.
 
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Exemplos:

Analista Legislativo - Câmara de Belo Horizonte/MG - Ano: 2018 - Banca: CONSULPLAN - Disciplina:  Arquivologia - Assunto: Arquivologia - Tendo como referência a Lei de Arquivo (Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.), a literatura especializada e o conhecimento acadêmico redija um texto dissertando sobre a gestão de documentos que atenda aos seguintes questionamentos: a) Conceitue gestão de documentos. b) Descreva as fases da gestão de documentos. c) Descreva os instrumentos de gestão. d) Indique a importância da implementação da gestão de documentos em uma instituição pública.
 
 - Resposta: a) Conceito de gestão de documentos O candidato deverá conceituar a gestão de documentos de acordo com o Art. 3º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” b) Fases básicas O candidato deverá, no mínimo, citar as fases da gestão de documentos que são: produção, utilização e destinação. Assim, tem-se que: Produção de documentos: trata-se da elaboração padronizada de tipos/séries documentais, implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. Utilização dos documentos: inclui todas as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de arquivo (organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, seja ele manual ou informatizado. Destinação de documentos: inclui uma das atividades mais complexas da gestão de documentos que é a avaliação. Esta se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação final, garantindo a preservação de documentos de guarda permanente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo. c) Instrumentos Plano de classificação e tabela de temporalidade. d) Importância da implementação da gestão de documentos (o candidato deverá citar apenas alguns dos itens relacionados):  Reduzir a massa documental;  Aumentar a transparência administrativa;  Proteger o patrimônio documental;  Assegurar o pleno exercício da cidadania;  Agilizar o acesso aos arquivos e às informações;  Promover a transparência das ações administrativas;  Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada;  Agilizar o processo decisório;  Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe;  Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;  Racionalizar a produção dos documentos. Fonte: BERNARDES, Ieda Pimenta (Coordenação) Gestão Documental Aplicada / Ieda Pimenta Bernardes, Hilda Delatorre. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008, 54 p. TÁBUA DE CORREÇÃO – QUESTÃO 01: 20 PONTOS Pertinência/adequação ao assunto – Valor: 5,00 pontos 0,00 2,50 5,00 Propriedade e exatidão do conteúdo – Valor: 5,00 pontos 0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 Continuidade e progressão das ideias – Valor: 3,00 pontos 0,00 1,00 2,00 3,00 Argumentação pertinente/coerente – Valor: 4,00 pontos 0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 Suficiência argumentativa – Valor: 3,00 pontos 0,00 0,50 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00


Analista - MPOG - Ano: 2015 - Banca: CESPE - Arquivologia - Arquivologia - Redija um texto dissertativo acerca do seguinte tema: FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS - Ao elaborar seu texto, faça o que se pede a seguir:  1- Discorra sobre a importância das contribuições da gestão de documentos para as funções arquivistas. [valor: 10,00 pontos] 2-  Cite três das funções arquivísticas [valor: 3,00 pontos], conceituando-as [valor: 7,50 pontos] e apresentando as suas aplicabilidades [valor: 8,00 pontos].
 
- Resposta: Importância das contribuições da gestão de documentos para as funções arquivísticas - A organização dos documentos arquivísticos, possibilitada pela gestão documental, contribui para as funções arquivísticas, na medida em que a produção de documentos é controlada por meio do estabelecimento de normas e padronização de formulários. Essa fase da gestão de documentos, assim como a função arquivística criação ou produção, se ocupa da gênese documental. A organização dos documentos nas idades correntes e intermediária por meio da classificação arquivística também contribui para as funções arquivísticas, mais especificamente a função classificação. A última fase da gestão de documentos, a destinação, garante que apenas documentos de valor secundário cheguem à terceira idade documental, contribuindo, principalmente, para as funções descrição e difusão. O candidato deve mencionar três das sete funções indicadas abaixo, a seu critério. Para cada uma das funções citadas, o candidato deve apresentar conceito e aplicabilidade. As sete funções arquivísticas são as seguintes.  Criação ou produção, que se refere ao controle da gênese documental, abrangendo a criação de normas, gestão de formulários, padronização de modelos de documentos e elaboração de manuais de produções de documentos.  Avaliação, que é a responsável pela definição dos prazos de guarda e destinação final dos documentos de uma organização. Para isso, é necessário que uma comissão permanente de avaliação emita parecer a respeito da eliminação de documentos e elabore a tabela de temporalidade.  Aquisição, que contempla a entrada de documentos nas três idades documentais: corrente, intermediária e permanente. Dessa forma, tanto o arquivamento corrente quanto a transferência e o recolhimento se incluem na função aquisição. A idade em que a aquisição é mais evidente é a do arquivo permanente.  A conservação ou preservação, que está relacionada com a manutenção da integridade física dos documentos, para garantir seu acesso. Nessa função, o arquivista deve atentar para as diferentes maneiras de armazenamento e acondicionamento dos documentos arquivísticos em seus diferentes suportes.  A classificação, que é a função arquivística relacionada à criação de planos de classificação que reflitam as atividades e funções do órgão produtor do acervo arquivístico. Sua utilização, que acontece nas fases corrente e intermediária, facilita o acesso à documentação arquivística da instituição.  A descrição, que ocorre exclusivamente na terceira idade documental e tem o objetivo de facilitar o acesso à informação do acervo por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa, que são o resultado da atividade descritiva e apresentam, em diferentes graus, as possibilidades de pesquisa do arquivo permanente.   A difusão ou acesso, que torna acessíveis os documentos de um acervo, promovendo a utilização dos documentos por meio dos instrumentos de pesquisa elaborados na descrição e disponibilizando diferentes formas de atendimento ao público, entre elas, a realização de exposições e visitas guiadas.


Arquivista - Concurso: Biblioteca Nacional - Ano: 2014 - Banca: IDECAN - Disciplina: Arquivologia - Assunto: Arquivologia - Considere o seguinte cenário: Um arquivista de um determinado órgão público federal localizado no Rio de Janeiro, na semana passada, justamente com os demais arquivistas do seu setor de trabalho aplicaram um treinamento para alguns servidores. Estiveram presentes 30 servidores. A temática tratada no treinamento foi: “Gestão de Documentos”. No treinamento, foram abordados fases, rotinas e procedimentos, níveis de aplicação e instrumentos de gestão de documentos. Hoje, pela manhã, eles receberam um e‐mail de um dos servidores, que participou do treinamento, com os seguintes dizeres: “Prezados arquivistas, Primeiramente gostaria de parabenizá‐los pelo treinamento sobre Gestão de Documentos. Foi muito elucidativo e agradável. Fiquei muito interessado na temática e considero importantíssimo iniciarmos, o mais rápido possível, as atividades de gestão de documentos no meu setor. Falei com o meu gerente a respeito e ele também ficou interessado na questão. Inclusive, solicitou que eu repassasse para os demais colegas do meu setor um resumo do conteúdoabordado no curso. Bem, estou redigindo um texto e estou tendo dificuldades em um dos pontos que vocês abordaram no curso. Como vocês disponibilizaram o endereço de correio eletrônico para que pudéssemos sanar nossas dúvidas, se fosse o caso, resolvi fazer contato. Vocês podem me ajudar? A minha dúvida é em relação às fases da gestão dedocumentos. Como são denominadas mesmo? Em que consiste cada uma delas? Desde já agradeço‐lhes pela atenção e ajuda. Att., João Miguel Arcanjo.” Com base nas informações apresentadas e no e‐mail enviado, discorra como são denominadas as fases da gestão de documentos e em que consiste cada uma delas.
 
- Resposta: As fases da gestão de documentos são denominadas: 1. Produção de documentos - A primeira fase refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades especificas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo inclusive o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Na fase de produção devem ser definidas normas de criação dos documentos visando não só a racionalização de recursos materiais para o registro das informações visando à perfeita compreensão e interpretação, mas, principalmente, a manutenção das características dos documentos arquivísticos: fixidez, autenticidade, unicidade, inter-relacionamento, naturalidade e imparcialidade. Para atender este propósito é necessário planejar a emissão com vistas à adequação do formato do suporte, da frequência de consultas, do prazo de validade, do uso de tecnologia. O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos arquivísticos essenciais, evitando, inclusive, a duplicação e a emissão de vias desnecessárias. 2. Utilização de documentos - A segunda fase refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento das competências, funções e atividades administrativas do órgão, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. A utilização envolve controle, uso, acesso (incluindo o empréstimo e a consulta) e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização, além de métodos de controle relacionados às atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição) e as técnicas específicas para organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação e dos documentos arquivísticos. Nesta fase, desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação. O Plano de Classificação compreende um instrumento de gestão de documentos essencial nesta fase. 3. Destinação de documentos A terceira fase envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos (avaliação), ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados (que perderam o valor primário e não adquiriram valor secundário) e quais serão preservados permanentemente em função dos seus valores informativo e probatório. A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos compreende um instrumento de gestão de documentos essencial nesta fase. Fontes:BERNARDES, I. P. (Coord.). Gestão documental aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008. Disponível em: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_Ieda.pdf.  INDOLFO, Ana Celeste et al. Gestão de Documentos: conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995.  MACHADO, Helena Corrêa; CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Como implantar arquivos públicos municipais. São Paulo: Arquivo do Estado, 1999. (Projeto Como Fazer 3).  PAES, Marilena Leite. A importância da gestão de documentos para os serviços públicos federais. Arquivo & Administração. ano 1. v. 1, n. 1. Rio de Janeiro: AAB/EDUFF, jan.-jun./1998. p. 45-57. TÁBUA DE CORREÇÃO – 15,0 pontos -Produção de documentos. Valor: 5,0 pontos -Utilização de documentos. Valor: 5,0 pontos -Destinação de documentos. Valor: 5,0
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